No artigo desta semana veremos um super resumo do livro Scrum – a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo escrito por Jeff Sutherland, um dos criadores desse framework que está mudando a forma com a qual gerenciamos projetos.
Se você quer as coisas feitas, abandone o método tradicional em cascata e tente o Scrum.
Quantas vezes você planejou concluir um projeto, apenas para descobrir dolorosamente que ele estava cada vez mais atrasado à medida que o prazo de entrega se aproximava?
Infelizmente, isso acontece com frequência quando usamos processos de gerenciamento tradicionais, também conhecidos como cascata e que são usualmente representados pelos gráficos de Gantt.
Aliás, os gráficos de Gantt ilustram o cronograma do projeto usando barras paralelas codificadas por cores que indicam o tempo e a duração de diferentes fases e atividades. E uma fase, normalmente, só se inicia quando a anterior é finalizada, daí o nome de método ou modelo cascata, porque a fase seguinte sempre estará depois da anterior, e nunca vai voltar para trás como as águas de uma cachoeira.
Não pretendo demonizar o gráfico de Gantt, nada disso! Mas já vi muito gerente de projeto dando mais atenção a ele do que à própria equipe. São tantas tarefas, datas, durações de atividades, relacionamentos entre elas e outros detalhes, que muitas vezes realmente não sobra tempo para o gerente do projeto lidar com o time. E aí, já viu no que vai dar, né?
Jeff Sutherland dá o exemplo do FBI que planejou implementar um sistema de software super avançado chamado Virtual Case File (VCF), a fim de melhorar o compartilhamento de informações e prevenir outro 11 de setembro.
Usando um gráfico de Gantt, a agência criou um prazo para cada marco importante. Assim, a fase de “desenho técnico” foi programada para terminar em uma data específica, quando então a fase de “codificação e teste” teria início.
Infelizmente, o projeto falhou muito antes de uma única linha de código ser escrita. O projeto acabou desperdiçando anos de tempo da agência e US $ 170 milhões em dinheiro do contribuinte. Dedicou-se tanto tempo no desenho da solução que o prazos e custo estouraram. E aí você se pergunta, mas porque não foram logo para a codificação e teste? Pois é, métodos cascata te obrigam a terminar uma fase antes de iniciar a próxima.
É por isso que muitas organizações estão adotando o Scrum. Ele é caracterizado por equipes autogerenciadas e feedback constante. Essa abordagem focada na equipe é refletida pelo próprio nome Scrum, que descreve o momento em um jogo de rúgbi em que a equipe trabalha em conjunto para mover a bola pelo campo, todos unidos por um mesmo objetivo.
E esse processo funciona: quando o FBI aplicou o Scrum ao projeto Sentinel, sua nova tentativa de modernização em grande escala, a agência implementou com sucesso o sistema em menos tempo, com menos pessoas e a um custo menor.
O gerenciamento de projetos eficaz envolve a promoção de um ótimo trabalho em equipe.
Quando você está trabalhando em um projeto, sua melhor chance de sucesso está em quão bem sua equipe trabalha em conjunto. E, como gerente, você pode melhorar o desempenho da equipe fazendo quatro alterações.
Em primeiro lugar, deixe os membros da equipe decidirem como vão alcançar os objetivos.
Jeff Sutherland dá outro exemplo, agora da NPR uma empresa norte-americana de mídia sem fins lucrativos. A sua premiada reportagem sobre a Primavera Árabe no Egito só foi possível porque a equipe responsável pela cobertura tinha autonomia. A equipe tomou todas as decisões sobre como produzir suas histórias, trabalhando em conjunto para lidar com a burocracia egípcia, tradução, questões de segurança e muito mais.
Outra maneira de melhorar o desempenho da equipe é estimular o trabalho colaborativo em prol de um objetivo comum, afinal as equipes realizam exponencialmente mais do que os indivíduos isolados. Em outras palavras, as equipes são mais poderosas do que a soma de suas partes, portanto, aumente as expectativas de sua equipe e certifique-se de que todos estejam trabalhando em prol desse objetivo comum.
E este foi provavelmente outro fator que contribuiu para o sucesso da NPR durante a Primavera Árabe: este evento único na vida foi uma grande oportunidade de reportagem, que deu aos jornalistas um maior senso de propósito.
A terceira mudança que você pode implementar para melhorar o trabalho em equipe é pedir a diferentes times que compartilhem seus resultados periodicamente e que se reorganizem para criar novas equipes autossuficientes.
Isso é importante porque os times devem ser multifuncionais e ter todas as habilidades necessárias para concluir um projeto. A diversidade de habilidades, de pensamentos e experiências ajuda a alcançar melhores resultados.
E, por fim, ajude suas equipes a trabalhar melhor reduzindo seus tamanhos. Para a maioria das equipes, o ideal é termos até 10 integrantes. Nada te impede de ter times com mais gente, mas pequenas equipes fazem a diferença.
E por quê? Porque, aumentar o número de pessoas envolvidas em uma equipe cria mais canais de comunicação, que o cérebro realmente não consegue controlar. Existe um número limite, chamado de número de Dunbar, que mostra que é praticamente impossível termos relações próximas com mais de 15 pessoas, e que nosso círculo mais íntimo se limita a no máximo 5 indivíduos. Por isso, sempre será uma boa ideia termos times menores.
Crie um sistema de feedback regular para manter seu projeto no caminho certo.
Como você certamente já deve ter notado, os humanos são ruins em estimar quanto tempo as coisas levarão para serem concluídas – e isso leva a grandes problemas no gerenciamento de projetos.
Felizmente, o Scrum soluciona esse problema por meio de um conceito chamado Sprint, que ajuda a equipe no gerenciamento do tempo.
Sprints são períodos curtos de trabalho em que focamos em uma meta específica. Uma Sprint deve durar entre 1 a 4 semanas. E ao seu final, a equipe se reúne para revisar o progresso e refinar as metas antes de embarcar na próxima.
A vantagem desse processo é que ele permite que você responda aos problemas rapidamente; ou seja, verificando regularmente, você pode recalibrar as metas das próximas e assim, ninguém passa meses trabalhando em algo que acaba sendo descartado.
Para usar esse processo com eficiência, concentre-se em uma Meta por Sprint. Como os períodos de Sprint são curtos você será capaz de se concentrar de forma eficaz.
Outro fator importante é o estabelecimento de um ritmo de trabalho consistente: não devemos executar uma Sprint de uma semana e depois outra Sprint de três semanas. O ideal é que todas as Sprints tenham sempre a mesma duração.
Outra forma de melhorar o gerenciamento do tempo, é a utilização das reuniões diárias que devem acontecer obviamente todos os dias sempre no mesmo horário e que não devem durar mais do que 15 minutos.
Nessa reunião os desenvolvedores avaliam como vai o progresso atual bem como identificam os possíveis impedimentos. Muitos times se fazem as seguintes perguntas: O que eu fiz ontem para ajudar o time a terminar a Sprint? O que vou fazer hoje? Que impedimentos estou enfrentando?
Jeff Sutherland dá um exemplo sobre a aplicação dessas reuniões diárias. Ele comenta que um amigo, Eelco Rustenburg colocou as reuniões diárias em prática quando estava reformando a casa. E o projeto foi concluído em apenas seis semanas, exatamente dentro do cronograma previsto!
O processo de reforma bem-sucedido de Eelco impressionou seus vizinhos, que tentaram replicar os resultados em suas próprias casas. No entanto, como não usaram as reuniões diárias, projetos que levariam 6 semanas acabaram sendo executados em 3 meses.
Evite qualquer coisa que o distraia de atingir seus objetivos.
Chegamos a outra ideia central no Scrum: evitar desperdício — ou seja, evitar qualquer coisa que o distraia de completar a sua missão.
E como fazemos isso?
Em primeiro lugar, termine suas tarefas concentrando-se em uma de cada vez. A multitarefa pode parecer atraente, mas apenas desperdiça tempo e energia. Acredite, ao passar de uma tarefa para outra, perdemos tempo em realinhar e relembrar em que pontos paramos, causando desperdício de um recurso muito precioso, tempo.
Outra forma de evitar desperdícios é: Se cometer um erro, corrija-o imediatamente, porque sempre demorará mais se tiver de corrigi-lo mais tarde.
Um estudo da Palm, uma fabricante americana de smartphones, descobriu que eles levavam em média 24 horas para consertar um bug, três semanas depois que ele foi reportado. Em comparação, levavam apenas uma hora para corrigir o mesmo bug no mesmo dia em que ele foi descoberto. O motivo dessa discrepância? Bem, tentar se lembrar depois de 3 semanas de todos os diferentes fatores que causaram o bug é um grande desperdício de tempo.
Sobrecarregar os funcionários é outra coisa a evitar, se quiser eliminar o desperdício. Porque quando funcionários sobrecarregados se distraem, eles ficam dispersos e, assim podem acabar distraindo os outros e criar ainda mais erros. Nesse sentido, trabalhar menos horas, tirar férias e almoçar fora do escritório deixará todos mais felizes e melhorará a qualidade do trabalho – aumentando, assim, a produtividade. Pois é, trabalhar menos para ter maior produtividade.
Além dessas diretrizes para evitar o desperdício, a mais importante é a mais simples: seja razoável e não desperdice a motivação de seu funcionário estabelecendo metas impossíveis.
Aumente a felicidade dos seus funcionários e assim aumente a produtividade
Como a felicidade está conectada ao sucesso? Bom, as pessoas não estão felizes porque são bem-sucedidas – elas são bem-sucedidas porque estão felizes.
A Zappos, uma empresa varejista no estilo Dafiti, é um ótimo exemplo desse princípio. A empresa trabalha para manter seus funcionários felizes, concentrando-se na conexão entre pessoas por meio de vários programas de treinamento e dinâmicas constantes. E, graças a essas políticas, a Zappos foi recompensada com um crescimento de 124% ano após ano.
Além da conexão, a visibilidade é outro valor que as empresas podem apoiar para promover a felicidade. A visibilidade é o oposto do sigilo, o sigilo é tóxico, porque cria suspeita e desconfiança, o que acaba diminuindo a motivação e prejudicando o desempenho.
Assim, você deve promover a visibilidade e a transparência destacando os projetos de forma a que todos possam vê-los.
E é aqui que entra o famoso Scrum Board, ou quadro Scrum em que listamos tudo o que está acontecendo agora com o projeto. Temos as colunas de Backlog ou Pendências, Trabalho em Andamento, Em Revisão e Pronto!
Dessa forma, todos podem ver como está o andamento do projeto, dando aos funcionários a oportunidade de intervir e ajudar onde são mais necessários.
Fazer isso promoverá confiança e felicidade na equipe, o que acabará por levar a melhores resultados.
É importante lembrarmos dos 3 papéis do Scrum:
- Desenvolvedores: são os que efetivamente constroem o produto
- Scrum Master: é quem ajuda a equipe a descobrir como trabalhar em conjunto de forma eficaz.
- Product Owner: é o responsável pela visão geral do projeto, gerenciando o backlog e definindo o curso de cada sprint.
E como começamos um projeto Scrum?
Jeff Sutherland nos brinda com uma receitinha de como colocar o Scrum em prática. É claro que não é tão simples assim, mas para quem nunca viu, já é um começo.
1. Escolha um Dono do produto.
2. Escolha os Desenvolvedores. Lembre-se de manter o time pequeno. No livro é recomendado que tenhamos entre cinco a nove desenvolvedores no time. Já a edição do Guia do Scrum publicada em 2020, indica que os times devem ter idealmente 10 pessoas, mas não limita a esse número. O certo é que as equipes devem ser pequenas para abrangerem todas as habilidades necessárias para o projeto e grandes o suficiente para manterem a colaboração.
3. Escolha um Scrum Master que será a pessoa será responsável por treinar a todos sobre as melhores práticas ágeis.
4. Crie o Backlog do Produto, ou seja, uma lista de itens que você precisará concluir. Priorize esses itens de acordo o valor para o negócio do cliente. Faça isso usando perguntas do tipo: Quais itens têm o maior impacto nos negócios? Quais são os mais importantes para o cliente? Qual dará um retorno financeiro mais rápido?
5. Certifique-se de que tudo no backlog é realmente factível em Sprints — ou seja, deve levar menos de um mês para ser desenvolvido.
6. Organize a primeira reunião Scrum e planeje a primeira Sprint.
7. Crie um Scrum Board para garantir que todo o trabalho esteja visível.
8. Faça suas reuniões diárias para garantir que a Sprint seja executada sem problemas.
9. Quando tiver concluído a Sprint, organize uma Revisão da Sprint para que a equipe possa demonstrar que produziu algo utilizável. Mantenha esta reunião aberta a todos que desejam participar, incluindo executivos e gerentes da empresa.
10. Faça uma Retrospectiva da Sprint de forma a encontrar melhorias que possam ser implementadas para apoiar sua equipe em Sprints futuras.
11. E quando tudo estiver pronto, vá para a próxima Sprint!
