O GTD, ou Getting Things Done, é um método de gerenciamento de ações para conseguir maior produtividade. O método é o mesmo tirado do título do livro de David Allen, seu criador, que foi lançado no Brasil, em 2001, sob o nome de Produtividade Pessoal – A arte da produtividade sem stress e relançado em 2005 sob o título A arte de fazer acontecer – Uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo.
Outros dois autores, Edwin C. Bliss e Malcolm Hancock, também lançaram livros sobre gerenciamento do tempo com o mesmo título, Getting Things Done, mas o pai da ideia ainda continua sendo David Allen.
Em que se baseia o GTD
Por princípio, uma pessoa, para ter produtividade, precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em qualquer lugar, deixando a mente livre da obrigação de se lembrar de tudo o que precisa ser feito, concentrando-se exclusivamente na tarefa em que está fazendo.
Esta é a base do GTD. David Allen partiu da ideia de que todos os métodos existentes para tentar melhora a produtividade humana tinham alguma falha ou se mostravam muito complicados. Buscando alguma coisa mais simples, que pudesse ser feita sem muito esforço, reuniu diversos aprendizados e técnicas de produtividade já existentes e publicou o livro Getting Things Done que, traduzido literalmente, seria “tendo as coisas feitas”.
Allen ainda publicou mais dois livros sobre o assunto, Ready for anything e Making it all work, sendo que este último foi publicado em português com o título Fazendo as coisas acontecerem, atualmente fora de circulação.
Os cinco passos do GTD
O método de David Allen tem como base cinco passos para que as coisas possam acontecer, mantendo um bom nível de produtividade:
1. Coleta
Neste primeiro passo é preciso tirar da memória todas as ideias e lembranças de coisas que devem ser feitas e passar para um lugar mais confiável, como escrever num papel. Os adeptos do GTD geralmente podem ser vistos com um bloco de notas e uma caneta, ou, mais atualmente, anotando coisas no celular.
2. Processamento
O praticante de GTD precisa de um fluxograma para guiar o processo de coisas a fazer e ter um tempo do dia para se dedicar com foco e atenção na análise de cada uma das anotações que capturou.
3. Organização
Um dos passos do GTD, obviamente, é a organização. Como estamos tratando de produtividade, é certo que uma pessoa desorganizada não consegue ser produtiva, não consegue manter o foco sobre uma coisa só. As listas devem estar organizadas de maneira que possam ser acessadas na hora certa e no lugar certo.
4. Revisão
Refletir sobre as atividades é também o momento de planejamento no GTD, quando você deve parar para definir prioridades. Esta é uma revisão que devemos fazer de todo o sistema em que estamos ocupados, sem perder nada de vista.
5. Execução
Segundo as palavras de David Allen, é executar com significado, isto é, saber o que está fazendo no momento e dedicar-se ao que está fazendo. O momento da execução de algo deve ser o mais importante do dia, para aquilo que está sendo feito, em vez de ficar com a cabeça preocupada com outros assuntos. Mantendo o controle sobre a execução do momento, você mantém o controle sobre a mente, porque definiu as prioridades e sabe a hora certa de cada coisa.
O conceito em que mais se baseia o GTD é o chamado mind like water, ou seja, mente clara como a água. É esta uma analogia com os ensinamentos das artes marciais, especificamente de Bruce Lee, que lembra a tranquilidade de ter tudo sob controle.
O cuidado que você precisa ao assumir o GTD para sua vida é lembrar-se de que a vida não é totalmente previsível, que imprevistos podem acontecer e que você precisa estar preparado para eles. Mas, quando sabe se organizar, torna-se mais fácil enfrentar os imprevistos e retornar ao método organizado.
Se aplicarmos aí a analogia da água, também percebemos que um lago nem sempre é tranquilo, podendo estar revolto quando em meio a uma tempestade, mas ele volta ao seu estado original depois de passada a tormenta.
Aplicativos para GTD (Getting Things Done)
A utilização do Getting Things Done, o GTD, é o grande passo para a organização e para o incremento da produtividade na vida de qualquer pessoa. Importa saber que o GTD é uma ferramenta de uso pessoal, que deve ser aplicada no dia a dia, e não uma ferramenta para planejamento empresarial, que demanda muito mais participação e muito mais acessórios, envolvendo diversos departamentos e profissionais.
O GTD é, sim, uma ferramenta de organização e produtividade que deve ser implementada na empresa, envolvendo todos os profissionais e melhorando, a partir de cada profissional, a produtividade empresarial.
O conceito de equipe e de trabalho conjunto, envolvendo os interesses do grupo e eliminando o caráter pessoal é que faz com que tudo possa dar bons resultados. Para implementar na equipe o espírito de conjunto, no entanto, é preciso que haja sintonia e receptividade às novas ideias. O GTD é uma das ferramentas que pode alavancar não só a vida pessoal como também o conjunto, ou seja, as pessoas que integram uma equipe.
Para a aplicação do GTD não é preciso mais estar com um bloco de notas e uma caneta, anotando tudo o que seja necessário fazer e esquecendo-se daquilo enquanto não chegar sua hora. A internet, na trilha da busca de melhoria pessoal e profissional, já possui alguns sites e aplicativos que podem gerar a calma necessária para a realização da tarefa do momento, deixando os momentos seguintes para as próximas tarefas, facilitando assim a concentração no trabalho que está sendo realizado.
Conheça algumas dessas ferramentas e suas facilidades:
1. Remember the Milk
O site Remember the Milk (http://www.rememberthemilk.com/) é um dos bons aplicativos para implementação do GTD. Inscrevendo-se gratuitamente, você tem acesso a algumas facilidades para organizar suas tarefas do dia a dia, enquanto o aplicativo acompanha essas tarefas.
No Remember the Milk você começa trabalhando com até 5 listas, tendo uma lista padrão quando entra no site. Sua conta apresenta a Caixa de Entrada, Pessoal, Trabalho, Estudo, Enviado. O site funciona basicamente como um e-mail, mas em vez de e-mails, você irá receber tarefas.
Através do Remember the Milk, você também pode enviar tarefas para outros usuários, acompanhando essas tarefas e recebendo o que foi realizado. O site oferece uma série de configurações para que, tanto você quanto os companheiros de trabalho envolvidos e conectados, possam ajustar a forma de trabalho. Basicamente, é um bloco de notas inteligente, da maneira que você precisa para buscar sua concentração e aumentar sua produtividade.
2. Toodledo
Outro site que lhe oferece as ferramentas de acompanhamento de tarefas é o Toodledo (http://www.toodledo.com/). Funcionamento basicamente da mesma maneira que o Remember the Milk, o Toodledo acrescenta alguns detalhes que são básicos, mas importantes para entender o funcionamento da plataforma: os vídeos em tutoriais, onde você aprende a adicionar, editar, organizar e completar tarefas.
Da mesma forma que o Remember the Milk, o Toodledo também lhe oferece ferramentas para configurar a conta, trocando experiências e tarefas com outros usuários, otimizando a realização de tudo o que precisa fazer no seu dia a dia.
3. Evernote
Entre os aplicativos, o Evernote (https://www.evernote.com/) pode ser o mais interessante. Além de um layout fácil e leve, o site é totalmente em português, inclusive quando se trata de buscar ajuda para entender o seu funcionamento.
A maior vantagem do Evernote é poder baixar o arquivo executável para acompanhar as tarefas, mesmo quando o usuário estiver offline. Assim, em qualquer momento e em qualquer lugar, mesmo onde não haja internet, você tem a possibilidade de parar no momento de análise para saber o que foi realizado e o que ainda está pendente. Quando você se conecta, o aplicativo automaticamente atualiza to
